Firmatur for norske bedrifter
Konferansereise for bedriften
En konferansereise må først og fremst fungere faglig. Deltakerne skal høre, se og forstå det som formidles, pausene må komme når de trengs, og teknikken skal være på plass før den første presentasjonen begynner.
Det faglige må fungere først
Når det praktiske sitter, kan reisen gi noe mer enn en konferanse hjemme. Nye omgivelser, felles måltider og en aktivitet etter møtene gjør det lettere å samle organisasjonen, få folk til å bli kjent på tvers og gi innholdet en tydelig plass i kalenderen.
Hva skal deltakerne sitte igjen med?
Start med målgruppen og resultatet dere ønsker. Skal konferansen formidle en ny retning, bygge kunnskap, samle flere kontorer eller skape engasjement rundt et nytt produkt? Det avgjør både programform, romoppsett, valg av foredragsholdere og hvor mye tid som bør settes av til spørsmål og samtaler.
Tenk også gjennom hva deltakerne skal gjøre, ikke bare hva de skal høre på. Korte innlegg, arbeid i mindre grupper, paneler og gode pauser kan gi mer utbytte enn et langt program fra samme scene. Det sosiale innholdet bør støtte konferansen, men trenger ikke fylle hver ledige time.
Slik bygger vi en konferansereise som fungerer
Rom, teknikk, servering og tidsplan må planlegges som én helhet. Små forsinkelser vokser raskt når mange mennesker skal flyttes, spise eller bytte sal samtidig.
- 01
Mål, deltakere og format
Vi avklarer hvem konferansen er for, hva dere vil oppnå og hvordan deltakerne skal involveres. Derfra kan riktig by, hotell og lokale velges.
- 02
Riktig lokale og teknikk
Kapasitet handler om mer enn antall stoler. Siktlinjer, scene, lyd, lys, skjermer, strøm, internett og rom for mindre økter må passe det faktiske programmet.
- 03
Pauser og måltider uten kø
Serveringsform, pauselengde og bevegelsen mellom salene planlegges etter gruppestørrelsen. Deltakerne skal få mat og en ordentlig pause, ikke bruke tiden på å vente.
- 04
En sosial avslutning på dagen
En aktivitet, middag eller et eget eventlokale gir deltakerne tid sammen etter det faglige. Innholdet tilpasses gruppen og energinivået etter konferansedagen.
Velg reisemål
Hvor passer det å arrangere konferanse?
Reisemålene har løsninger for alt fra mindre fagsamlinger til store konferanser og eventer med flere tusen deltakere.
Riga
Riga har Baltikums største konferansehotell og store løsninger som ATTA Centre. Byen passer både grupper som vil samle alt på hotellet og konferanser som trenger et eget lokale.
Les mer om Riga
Vilnius
Vilnius har moderne hoteller, korte avstander og eventlokaler som AeroCity, Smoke Factory og rådhuset. Byen gir konferansen en levende storby rundt det faglige programmet.
Les mer om Vilnius
Tallinn
Tallinn har gode konferansehoteller og svært særpregede eventlokaler som Kultuurikatel og Seaplane Harbour. Flyplassen ligger under ti minutter fra sentrum.
Les mer om Tallinn
Jurmala
Jurmala passer når konferansen skal samles på ett hotell med møterom, restaurant, spa og strand i nærheten. Hotel Jurmala Spa har kapasitet til store grupper, mens Riga ligger 30 minutter unna.
Les mer om JurmalaEksempel på konferansereise med to overnattinger
Tidsplanen må bygges rundt flytidene og det faglige innholdet. Dette er en vanlig rytme for en konferanse med én full arbeidsdag.
Programforslag
- Programforslag for konferansereise
- 1
Dag 1: Ankomst og åpning
Organisert transport til hotellet og innsjekk. Dersom flytidene passer, kan konferansen åpnes med en kort felles samling før middag.
- 2
Dag 2: Konferanse og kveldsevent
Full konferansedag med planlagte pauser og lunsj. Etter en pause på hotellet samles deltakerne til aktivitet, middag eller et eget kveldsevent.
- 3
Dag 3: Avslutning og hjemreise
En kortere faglig økt brukes til oppsummering, beslutninger og neste steg. Deretter organiseres lunsj og transport i tråd med flytidene.
Hoteller og opplevelser som kan passe
Konferansehotellet må passe programmet og gruppestørrelsen. Det sosiale innholdet velges etter hvor mye energi deltakerne har igjen etter arbeidsdagen.
Hoteller
- Radisson Blu Latvija i Riga Nesten 600 rom, store konferansefasiliteter og sentral beliggenhet gjør hotellet godt egnet for store grupper.
- Novotel Vilnius Centre i Vilnius Et sentralt konferansehotell med moderne rom og restauranter, gamlebyen og bylivet rett utenfor.
- Tallink Spa & Conference Hotel i Tallinn 300 rom, syv konferansesaler, kapasitet til opptil 500 gjester og et stort Aqua Spa.
- Hotel Jurmala Spa i Jurmala Åtte møterom med samlet kapasitet til 600 gjester, spa og restaurant under samme tak.
Aktiviteter og opplevelser
- Skattejakt i Riga En sosial aktivitet i lag som tar deltakerne ut i byen etter konferansedagen.
- TV-tårnet i Vilnius Kan brukes til lunsj, middag, utsikt, Edge Walk eller et mindre møte i en uvanlig setting.
- Curling i Tallinn En inkluderende lagaktivitet som fungerer godt som et sosialt avbrekk etter møtene.
- Spa og strand i Jurmala Gir deltakerne et rolig alternativ etter en lang konferansedag, uten ny transport.
Når bør konferansen planlegges?
Jo større gruppen er, desto tidligere bør dato, fly, hotell og lokale avklares. Ved flere hundre deltakere kan én annen konferanse i byen påvirke både kapasitet og pris. Program, tekniske behov, servering, romfordeling og deltakerinformasjon bør derfor få egne frister.
Totalprisen påvirkes av fly, dato, hotell, antall rom, møterom, teknikk, servering, transport og sosialt program. Sjekk vår priskalkulator om du vil se et estimat over hva reisen kan koste.
Skatt og konferansereise
Når reisen hovedsakelig har et reelt faglig formål og innholdet er relevant for deltakernes arbeid, kan arbeidsgiver normalt dekke kostnadene som en tjenestereise. Agenda, deltakere og den faglige gjennomføringen bør kunne dokumenteres.
Sosiale aktiviteter kan inngå i en konferansereise, men en privat forlengelse eller en uforholdsmessig stor feriedel kan måtte vurderes separat. Bedriften bør avklare den konkrete reisen med regnskapsfører eller skatterådgiver.
Les om reiser betalt av arbeidsgiver hos SkatteetatenVanlige spørsmål om konferanse
Hvorfor legge konferansen til utlandet?
Et nytt reisemål gir konferansen et tydelig skille fra hverdagen og samler deltakerne også utenfor møtetiden. Riga, Vilnius, Tallinn og Jurmala har kort reisevei, gode hoteller og et prisnivå som ofte gir mye for pengene.
Hvor tidlig bør en konferanse bestilles?
Mindre grupper kan ofte planlegges noen måneder før. Ved store grupper, bestemte datoer, mange enkeltrom eller behov for et stort eventlokale bør arbeidet starte betydelig tidligere.
Hvor store konferanser kan dere organisere?
Reisemålene har kapasitet fra små fagsamlinger til konferanser og eventer med flere tusen deltakere. Riktig by og lokale velges etter program, rombehov, teknikk og logistikk.
Kan dere håndtere teknikk og sceneproduksjon?
Ja. Behov for lyd, lys, skjermer, scene, streaming, tolking og teknisk bemanning avklares sammen med hotellet eller eventlokalet og lokale leverandører.
Hvor mye sosialt program bør en konferanse ha?
Det kommer an på lengden og intensiteten i det faglige programmet. En aktivitet eller god middag etter konferansedagen er ofte nok. Deltakerne trenger også en pause før kvelden.
Kan dere organisere hele konferansereisen?
Ja. Vi kan sette sammen fly, hotell, transport, møterom, teknikk, servering, restauranter, aktiviteter og eventlokaler i ett samlet opplegg.
Fortell oss hva dere planlegger
Vi kan lage et første forslag med by, hotell, aktiviteter og restauranter som passer gruppen.